「今月もシフト表作成に3時間もかかった」「スタッフの希望調整が大変すぎる」――そんな悩みを抱える歯科医院の院長先生は少なくありません。
手書きやExcelでのシフト管理は確かに馴染み深い方法ですが、現代の複雑な勤務形態や法令遵守の要求に対応するには限界があります。一方で「ITは苦手だから...」と躊躇している方も多いでしょう。
この記事では、IT知識に不安がある方でも安心して導入できる歯科医院向けデジタルシフト管理システムの選び方と活用法を詳しく解説します。
手書きシフト管理の限界と課題
毎月の作成時間が経営を圧迫
歯科医院のシフト管理は、一般的な職場と比べて特に複雑です。歯科医師、歯科衛生士、歯科助手、受付スタッフなど多職種が混在し、それぞれ異なる勤務パターンを持つためです。
手書きやExcelでのシフト管理では、以下のような時間コストが発生します：
- 月初のシフト作成: 2-4時間
- 途中変更の調整: 1回あたり30分-1時間
- 法令チェック: 1-2時間
- スタッフへの連絡: 30分-1時間
つまり、毎月少なくとも4-8時間をシフト管理だけに費やしている計算になります。これは診療時間に換算すると、16-32人分の患者さんの治療時間に相当する貴重な時間です。
ヒューマンエラーのリスク
手作業によるシフト管理には、避けがたいミスのリスクが伴います：
計算ミス
- 労働時間の合計間違い
- 休憩時間の計算ミス
- 時間外労働の見落とし
転記ミス
- スタッフ間での情報伝達ミス
- 予定表への記入間違い
- 急な変更の反映漏れ
これらのミスは、スタッフの不満や労働基準法違反につながる可能性があります。
急な変更への対応困難
歯科医院では以下のような急な変更が日常的に発生します：
- スタッフの体調不良による欠勤
- 緊急患者の対応による延長
- 学会参加による休暇
- 家族の事情による早退
手書き管理では、このような変更に対して：
- 全スタッフへの連絡に時間がかかる
- 代替要員の調整が煩雑
- 労働時間の再計算が必要
- 記録の整合性確保が困難
デジタルシフト表で解決できること
作成時間の大幅短縮
デジタルシフト管理システムを導入することで、シフト作成時間を大幅に短縮できます。
効率化のポイント
- テンプレート機能: 前月のシフトパターンを基本として、必要な部分のみ修正
- 自動配置機能: スタッフの希望と必要人数を考慮した自動シフト作成
- ドラッグ&ドロップ: 直感的な操作でシフトの調整が可能
- 一括変更: 複数日程の変更を一度に実行
これらの機能により、従来3-4時間かかっていたシフト作成を30分-1時間程度に短縮できます。
自動計算によるミス削減
デジタルシステムでは、複雑な計算を自動で行うため、ヒューマンエラーを大幅に削減できます：
自動計算機能
- 各スタッフの労働時間集計
- 休憩時間の自動設定
- 時間外労働時間の計算
- 有給休暇取得日数の管理
労働基準法第34条で定められた休憩時間（6時間を超え8時間以下の場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上）などの法令要件も自動でチェックし、違反リスクを事前に警告してくれます。
リアルタイムでの変更・共有
急な変更が発生した場合でも、デジタルシステムなら即座に対応できます：
変更対応の流れ
- 管理者がシステム上で変更を入力
- 関係スタッフに自動通知
- 変更履歴が自動で記録
- 全スタッフが最新情報を共有
これにより、連絡ミスや情報の錯綜を防ぎ、円滑な運営を実現できます。
法令遵守の自動チェック
労働基準法や就業規則への準拠は、歯科医院経営において重要な要素です。デジタルシステムでは：
- 連続勤務日数のチェック: 法定休日の確保
- 労働時間の上限管理: 月45時間、年360時間の時間外労働制限
- 年次有給休暇の管理: 取得率の追跡と促進
- 変形労働時間制の対応: 1ヶ月単位・1年単位の変形労働時間制に対応
これらのチェック機能により、コンプライアンス違反のリスクを最小化できます。
歯科医院向けシステムの選び方
歯科医院特有のニーズへの対応
歯科医院のシフト管理には、一般企業とは異なる特殊な要件があります：
多職種対応
- 歯科医師：手術予定、学会参加などの特殊スケジュール
- 歯科衛生士：フルタイム、パートタイムの混在
- 歯科助手：時短勤務、週3日勤務などの柔軟な働き方
- 受付スタッフ：開院時間に合わせた早番・遅番
診療時間への対応
- 夜間診療（平日20時まで）
- 土日祝日診療
- 昼休み時間の設定
- 急患対応時の延長
選択するシステムは、これらの複雑な勤務形態に柔軟に対応できることが重要です。
操作の簡単さ（IT苦手でも使える）
「ITは苦手」という院長先生やスタッフの方でも安心して使えるシステムの特徴：
直感的な操作性
- ドラッグ&ドロップでの簡単操作
- 視覚的に分かりやすいカレンダー表示
- 紙のシフト表に近い見た目とレイアウト
- 操作に迷わないシンプルなメニュー構成
充実したサポート体制
- 導入時の設定サポート
- 操作方法の電話・メールサポート
- オンライン研修の提供
- よくある質問のFAQ充実
コストパフォーマンス
歯科医院の規模に応じた適切な料金体系を選ぶことが重要です：
料金体系の種類
- 月額固定型: スタッフ数に関係なく一定料金
- 従量課金型: 登録スタッフ数に応じた料金
- 機能別プラン: 必要な機能に応じた段階的料金
- 年間契約割引: 年間契約による割引特典
導入前には、現在の手作業にかかっている時間コストと比較検討しましょう。時給3,000円の管理者が月5時間のシフト作成作業を行っている場合、月15,000円のコストがかかっていることになります。
おすすめシステム紹介
シカポチ勤怠（歯科医院専用）
歯科医院の労務管理の声を集めて開発された専門システムです。
主な特徴
- 歯科医院特有の勤務形態に完全対応
- 紙やExcelと同じくらい簡単な操作性
- 歯科医院での実績多数による信頼性
- 専門スタッフによる手厚いサポート
適用規模: 小規模〜中規模歯科医院（スタッフ5-30名）
ジョブカン勤怠管理
医療機関向け機能が充実した総合勤怠管理システムです。
主な特徴
- 医療機関特有の勤務形態に対応
- 豊富な打刻方法（IC カード、生体認証等）
- 給与計算ソフトとの連携機能
- 36協定対応の時間外労働管理
適用規模: 中規模〜大規模歯科医院（スタッフ10名以上）
シフオプ
コンプライアンス機能が充実したシフト管理システムです。
主な特徴
- 法令違反リスクの自動アラート機能
- 本人希望に即さないシフトの警告
- 複雑な労働条件への柔軟対応
- モバイル対応でスマートフォンからも利用可能
適用規模: 全規模対応（特に法令遵守を重視する医院）
導入・運用のステップ
導入前の準備
デジタル化を成功させるためには、事前の準備が重要です：
現状把握
- 現在のシフト作成にかかる時間を測定
- よく発生する問題やミスを整理
- スタッフの勤務パターンを分析
- 法令遵守で気をつけている点をリストアップ
要件整理
- 必要な機能の優先順位付け
- 予算の決定
- 導入スケジュールの設定
- 運用開始時期の決定
初期設定のポイント
システム導入時は、以下の順序で設定を進めることをお勧めします：
基本設定
- 医院情報の登録: 診療時間、休診日、基本的な勤務パターン
- スタッフ情報の入力: 職種、勤務形態、契約条件
- 勤務パターンの作成: 早番、遅番、夜勤などのパターン設定
- 休暇設定: 有給休暇、特別休暇の設定
運用ルール設定
- シフト希望の締切日: 月末、20日など
- 変更ルール: 何日前まで変更可能か
- 承認フロー: 誰がシフトを確定するか
- 通知設定: どのタイミングで通知するか
スタッフへの説明・研修方法
デジタル化の成功には、スタッフの理解と協力が不可欠です：
説明会の実施
- 導入の目的とメリットを説明
- 従来の方法との違いを明確化
- 個人情報保護について説明
- 質疑応答の時間を十分に確保
段階的な研修
- デモンストレーション: 実際の操作を見せる
- ハンズオン研修: 一人ずつ実際に操作してもらう
- マニュアル配布: 操作手順書の提供
- フォローアップ: 運用開始後の定期的な確認
運用開始後の注意点
最初の1-2ヶ月
- 従来の方法と並行運用でリスクを軽減
- 日々の操作で困ったことを記録
- スタッフからのフィードバックを積極的に収集
- 必要に応じてルールや設定を調整
定着期（3-6ヶ月）
- システム活用状況の定期チェック
- 効果測定（時間短縮、エラー減少）
- 追加機能の検討
- スタッフのスキルアップ支援
よくある不安と解決策
「IT苦手だから使えるか心配」
不安の内容
- パソコン操作に慣れていない
- 新しいシステムを覚えるのが大変
- 操作ミスで問題が起こりそう
解決策
- 無料トライアル期間の活用: ほとんどのシステムで無料お試し期間が提供されています
- 段階的な機能習得: 最初は基本機能のみ使用し、慣れてから高度な機能を追加
- サポート体制の確認: 電話サポート、チャットサポートが充実しているシステムを選択
- 研修サービスの利用: 多くのベンダーが無料の導入研修を提供
「スタッフが使ってくれるか心配」
不安の内容
- 年配のスタッフが新しいシステムに抵抗を示すかもしれない
- 忙しい中で新しいことを覚える時間がない
- 従来の方法の方が楽だと思われるかもしれない
解決策
- メリットの明確化: 「シフト確認が簡単になる」「変更がすぐに分かる」など具体的利益を説明
- 段階的導入: 一部のスタッフから始めて成功事例を作る
- 操作の簡素化: 複雑な機能は管理者のみが使用し、一般スタッフには最低限の操作のみ
- 個別サポート: 苦手な方には個別に丁寧に教える時間を設ける
「システムトラブルが怖い」
不安の内容
- システムが止まったらシフトが分からなくなる
- データが消えてしまったらどうしよう
- インターネット接続が不安定だと使えない
解決策
- バックアップ機能の確認: 自動バックアップ機能があるシステムを選択
- オフライン対応: 一時的にオフラインでも閲覧できる機能の有無を確認
- 紙での補完: 重要な期間は紙でも印刷して保管
- ベンダーのサポート体制: 24時間サポートや緊急時対応の確認
「コストが心配」
不安の内容
- 月額料金が経営を圧迫しないか
- 隠れたコストがあるのではないか
- 効果に見合わない費用になるかもしれない
解決策
- ROI（投資対効果）の計算: 現在の時間コストとシステム費用を比較
- 段階的導入: 最小限の機能から始めて効果を確認後に拡張
- 年間契約での割引: 長期契約による費用削減の検討
- 他院の導入事例: 同規模医院での導入効果を参考にする
効率的なシフト管理で実現できる未来
デジタルシフト管理システムの導入により、以下のような変化を期待できます：
時間の有効活用
管理者（院長・事務長）
- シフト作成時間：月4-8時間 → 1-2時間
- 浮いた時間を患者対応や経営企画に活用
- ストレス軽減による業務効率向上
スタッフ
- シフト確認の簡素化
- 希望休の申請が簡単
- 勤務時間の透明性向上
働きやすい職場環境の実現
- 公平なシフト配分による満足度向上
- 法令遵守による安心感
- プライベートの予定が立てやすい環境
- コミュニケーション改善
経営効率の向上
- 人件費の適正化
- 労務管理リスクの軽減
- スタッフ定着率の向上
- 患者サービス品質の向上
まとめ：小さく始めて大きな効果を
歯科医院のシフト管理デジタル化は、決して難しいものではありません。重要なのは、自院に適したシステムを選び、スタッフと一緒に段階的に導入することです。
成功のポイント
- 現状の課題を明確にする: 何を解決したいかを具体的に整理
- 小さく始める: 基本機能から徐々に活用範囲を拡大
- スタッフの声を聞く: 使いやすさを重視した運用ルール作り
- 継続的な改善: 運用しながら最適化を図る
手書きシフト管理から脱却することで、院長先生はより重要な業務に集中でき、スタッフはより働きやすい環境を得ることができます。
「ITは苦手だから...」という理由で躊躇している時間があれば、まずは無料トライアルで実際のシステムに触れてみることをお勧めします。思っているよりもずっと簡単に、そして大きな効果を実感できるはずです。
今こそ、デジタル化の第一歩を踏み出しましょう。
歯科医院の効率的な運営には、シフト管理だけでなく予約管理の最適化も重要です。**Hanavi（ハナビ）**は、24時間予約受付や自動リマインド機能により、スタッフの業務負担を軽減しながら患者さんの利便性向上を実現します。
シフト管理と予約管理を統合的に改善することで、より効率的な医院運営が可能になります。詳しくはHanavi公式サイトをご覧ください。
参照ソース
- 【歯科助手編】シフト作成時のポイント・注意点まとめ - シフオプ
- 医療機関向け機能｜ジョブカン勤怠管理 - ジョブカン
- 歯科医院専用のクラウド型勤怠管理「シカポチ勤怠」 - シカポチ
- シフト管理は大変！アナログ管理でのシフトの作り方とその苦労 - シフオプ
- 医療法人社団白翔会様 赤坂歯科クリニック様｜導入事例 - タッチオンタイム