院長先生は、日々の診療に加え、スタッフのマネジメントにも多くの時間を割かれていることと存じます。特に、スタッフの希望を調整しながら作成するシフト表は、頭を悩ませる業務の一つではないでしょうか。

「急な欠勤で、慌ててスタッフに連絡を回した」 「パートスタッフの希望が複雑で、調整に時間がかかってしまう」 「手書きのシフト表が見づらく、スタッフから問い合わせが多い」

こうしたお悩みは、決して珍しいものではありません。むしろ、多くの歯科医院で共通して聞かれる課題です。手書きやExcelでのシフト管理は、一見手軽に見えますが、作成に時間がかかるだけでなく、共有のしにくさや人的ミスの温床になりがちです。

この記事では、そうしたシフト管理のお悩みから解放され、より医院運営の本質的な業務に集中するための選択肢として、「デジタルシフト表」に焦点を当てます。ITに苦手意識のある院長先生でも安心して導入を検討できるよう、選び方のポイントから具体的な使い方まで、分かりやすく解説していきます。

なぜ今、歯科医院でシフト管理のデジタル化が重要なのか？

「これまで手書きで何とかなってきたのに、なぜ今さらデジタル化？」と思われる先生もいらっしゃるかもしれません。しかし、近年の社会状況の変化は、歯科医院の経営環境にも大きな影響を与えており、シフト管理のあり方がこれまで以上に重要になっています。

1. スタッフの定着率と働きがい向上に直結する

ご存知の通り、歯科衛生士や歯科助手といった専門職の人材確保は、年々難しくなっています。厚生労働省の調査によると、歯科衛生士の有効求人倍率は非常に高い水準で推移しており、まさに「売り手市場」です。

このような状況下で優秀な人材に長く働いてもらうためには、給与や福利厚生はもちろんのこと、「働きやすい環境」の整備が不可欠です。

例えば、

• 子育て中のスタッフのための柔軟な勤務時間
• 若手スタッフのプライベートを尊重した休日設定
• 公平で透明性のあるシフト決定プロセス

これらを実現する上で、手書きのシフト表では限界があります。希望休の提出がアナログだったり、シフトの決定プロセスが不透明だったりすると、スタッフは「自分の希望が正しく伝わっていない」「不公平だ」といった不満を抱えやすくなります。

デジタルシフト表を導入することで、スタッフはスマートフォンなどから手軽に希望を提出でき、決定したシフトもいつでも確認できるようになります。こうした小さな改善の積み重ねが、スタッフのエンゲージメントを高め、結果として貴重な人材の定着に繋がるのです。

2. 予約の機会損失を防ぎ、患者満足度を高める

シフト管理の乱れは、院内だけの問題にとどまりません。

「〇〇先生の予約を取りたいのに、いつ出勤しているか分からず、すぐに返答できなかった」 「急な欠員で、予約のあった患者さんにご迷惑をおかけしてしまった」

こうした経験はございませんか。スタッフの出勤状況が不明確な状態は、予約受付の遅れやミスの原因となり、患者さんにご不便をおかけするだけでなく、医院の機会損失にも直結します。

シフトがデジタル化され、予約システムと連携していれば、特定の歯科医師や歯科衛生士の出勤日時に合わせた予約枠を自動で設定できます。これにより、受付スタッフはシフト表と予約台帳を何度も見比べる必要がなくなり、スムーズで間違いのない予約対応が可能になります。こうした円滑な対応は、患者さんの安心感と満足度の向上に大きく貢献します。

3. 医院経営の「健全化」に繋がる

院長先生にとって、人件費は経営における重要な要素です。デジタルシフト表を活用すると、誰が、いつ、何時間働いているのかという勤務状況がデータとして正確に可視化されます。

これにより、

• 特定の時間帯の人員は過剰ではないか？
• 残業時間は適切に管理できているか？
• 人件費と診療報酬のバランスは取れているか？

といった経営判断に必要な情報を、客観的なデータに基づいて分析できるようになります。感覚だけに頼らない、データに基づいた人員配置は、無駄なコストを削減し、医院経営の健全化を実現するための第一歩と言えるでしょう。

【IT苦手でも大丈夫】デジタルシフト表の選び方 3つのポイント

デジタルツールと聞くと、「操作が難しそう」「導入が大変そう」といったイメージを持たれるかもしれません。しかし、最近のツールは、ITの専門家でなくても直感的に使えるように設計されているものがほとんどです。

ここでは、数あるツールの中からご自身の医院に合ったものを選ぶための、3つのポイントをご紹介します。

ポイント1：歯科医院の「現場」に合っているか

まず最も重要なのは、歯科医院特有の働き方に対応できるかどうかです。一般的なオフィス向けのシフト管理ツールでは、対応しきれない部分も少なくありません。

以下の点を確認してみることをお勧めします。

• 職種別の設定は可能か： 歯科医師、歯科衛生士、歯科助手、受付など、職種ごとに異なる勤務条件やスキルを設定できると、より実態に即した管理が可能です。
• 多様な雇用形態に対応できるか： 常勤、非常勤（パート・アルバイト）、時短勤務など、スタッフそれぞれの雇用形態に合わせた設定ができるかは重要なポイントです。
• 診療ユニット（チェア）との紐付けは考えられているか： 医院の設備とスタッフの配置を考慮したシフト作成が可能かどうかも、確認すると良いでしょう。

すべての機能が必要なわけではありません。ご自身の医院の規模やスタッフ構成に合わせて、必要な機能を備えたツールを選ぶことが大切です。

ポイント2：スタッフ全員が「直感的」に使えるか

どんなに高機能なツールでも、実際に使うスタッフが使いこなせなければ意味がありません。特に、IT機器の操作に慣れていないスタッフもいることを想定しておく必要があります。

• スマートフォンでの操作性： スタッフの多くは、パソコンよりもスマートフォンでの操作に慣れています。アプリやスマートフォンのブラウザから、シフトの確認や希望休の提出が簡単にできるかどうかは、導入後の定着を左右する重要な要素です。
• 見た目の分かりやすさ： 誰がいつ出勤するのか、ひと目で分かるようなシンプルなデザインであることも大切です。色分け機能などがあると、視覚的に理解しやすくなります。

多くのツールでは、無料の試用期間が設けられています。導入を決める前に、院長先生ご自身はもちろん、何人かのスタッフにも実際に触ってもらい、「これなら自分でも使えそう」と感じるかどうか、意見を聞いてみるのが最も確実な方法です。

ポイント3：「予約管理」と連携できるか

シフト管理の効率化だけで終わらせない、という視点も重要です。一歩進んで、シフト管理と日々の基幹業務である「予約管理」を連携させられないか、検討してみてはいかがでしょうか。

シフト情報が予約システムに自動で反映されると、先述したようなメリットが生まれます。

• 予約枠の自動生成・閉鎖： スタッフの出勤・退勤時間、休憩時間に合わせて、Web予約の枠が自動で開いたり閉じたりします。急な欠勤が出た場合も、そのスタッフが担当する予約枠を即座に停止できるため、ダブルブッキングなどのミスを防ぎます。
• 受付業務の大幅な効率化： 受付スタッフが、紙のシフト表と予約台帳を何度も見比べて確認する手間がなくなります。これにより、電話対応や会計業務、そして何より患者さんとのコミュニケーションにより多くの時間を割けるようになります。

このように、シフト管理を単体で考えるのではなく、医院全体の業務フローの中で捉え、他のシステムとの連携を視野に入れることで、効率化の効果を最大化することができます。

デジタルシフト管理の具体的な導入ステップ

実際にデジタルツールを導入する際の、簡単なステップをご紹介します。焦らず、一つひとつ進めていくことが成功の鍵です。

ステップ1：まずは現状の課題を洗い出す なぜデジタル化したいのか、目的を明確にするために、まずは現状の課題を書き出してみましょう。

• 例：シフト作成に毎月10時間かかっている。
• 例：スタッフの希望休の聞き取りと調整が大変。
• 例：急な変更の際の連絡に手間取ることが多い。

ステップ2：ツールの情報を集め、試してみる ステップ1で洗い出した課題を解決できそうなツールをいくつか探し、資料請求や無料トライアルを申し込んでみましょう。実際に操作してみて、ポイント2で挙げたような「使いやすさ」を体感することが重要です。

ステップ3：スタッフへの丁寧な説明とスモールスタート 導入するツールを決めたら、なぜそれを導入するのか、導入によってスタッフにどのようなメリットがあるのかを丁寧に説明する場を設けましょう。「仕事が楽になる」「希望が伝えやすくなる」といったメリットを共有することで、前向きな協力を得やすくなります。

最初から全スタッフで一斉に始めるのではなく、まずは院長先生と数名のスタッフから試してみる「スモールスタート」も有効な方法です。そこで出てきた疑問や課題を解決しながら、少しずつ利用範囲を広げていくと、スムーズな移行が期待できます。

まとめ：未来の医院経営を見据えた選択

今回は、手書きのシフト表から卒業し、デジタルシフト表を導入するための考え方やポイントについてお話ししました。

シフト管理のデジタル化は、単に「シフトを作るのが楽になる」というだけの話ではありません。それは、スタッフが働きやすい環境を整え、貴重な人材の定着を促すための施策であり、ひいては患者さんへの対応品質を高め、医院経営を安定させるための重要な投資である、と考えることができます。

ここまで、デジタルシフト表の選び方や使い方について解説してきましたが、中には「シフト管理だけでなく、予約管理やその後のフォローまで一貫して効率化したい」とお考えの院長先生もいらっしゃるかもしれません。日々の業務に追われる中で、複数のツールを使い分けるのはかえって手間が増える可能性もあります。

そうしたニーズに応える選択肢の一つとして、歯科医院向けの予約台帳システム「Hanavi」のようなツールがあります。Hanaviは、スタッフのシフト管理機能はもちろん、そのシフト情報とWeb予約の予約枠を自動で連携させることが可能です。

さらに、24時間対応のWeb予約機能や、予約忘れを防ぐリマインダーの自動配信、来院後の患者さんの声を集めるアンケート機能、医院の経営状況を可視化するダッシュボード機能まで、歯科医院のノンコア業務を幅広くカバーし、デジタル化をサポートします。

手書きのシフト管理や予約台帳から卒業し、スタッフがより患者さんとのコミュニケーションといった本質的な業務に集中できる環境づくりにご興味のある先生は、一度詳しい情報をご覧になってみてはいかがでしょうか。